Les métaphores Gone Wild: Tresses et des Réunions

Réunions donnent l’occasion de la créativité et de la productivité de s’épanouir. Bien gérés, ils peuvent accélérer le processus de résolution de problème et de développer les échanges intra-groupe harmonie en même temps. Mal gérées, elles peuvent signifier la fin de collaboration collective.

Il y a trois éléments qui constituent l’efficacité des réunions. Quand ils sont enlacés, ils représentent un puissant moteur de la productivité. Avec un seul ou deux de ces éléments, vous êtes à la recherche métaphoriquement à une seule mèche de cheveux, plutôt que la force qui devient évidente avec les fils sont entrelacés.

Une fois que vous exécutez votre réunion (ou insister pour qu’il soit exécuté) avec ces éléments au travail, vous pouvez casser les mythes qui entourent réunions-les mythes d’une perte de temps et un gaspillage d’énergie. Ces éléments font rencontrer les dirigeants et les participants facteurs solveurs de réunion commune des problèmes. Les trois éléments essentiels à l’efficacité de rencontres sont d’avoir un ordre du jour, la nomination d’un sujet à surveiller, à déléguer une fonction de surveillance en temps.

1. Préparer un ordre du jour et de la partager avec les membres de l’équipe au moins deux jours à l’avance de la réunion. Non seulement cet ensemble une tonalité d’efficacité, il permet également aux auditeurs à réfléchir sur les sujets à l’avance et à assembler des matériaux qui peuvent être nécessaires pour la réunion. L’ordre du jour devrait avoir le temps les allocations écrit entre parenthèses à côté de chaque rubrique. En outre, la réunion de but doivent être inscrites à l’ordre du jour.

2. Une fois la réunion en cours, commencer par une reformulation de l’objectif et de fournir d’autres précisions si nécessaire.

3. Immédiatement, nommer un moniteur en temps. Cet individu a pleine autorité pour faire respecter les temps-les allocations inscrites à l’ordre du jour. Le plus discrètement possible, il ou elle doit en informer le groupe lorsque le temps alloué pour un sujet en particulier est presque à la fin.

4. Ensuite, nommer une surveillance de la rubrique. Cette personne a également toute autorité, dans ce cas, pour conseiller le groupe qu’ils sont non-respect du point.

5. Nous vous recommandons d’avoir un scribe bien.

6. S’efforcer de trouver un équilibre entre la tâche et l’entretien des comportements–pour le groupe dans son ensemble et pour les membres individuels ainsi. Tâche les comportements sont ceux liés à la tâche à accomplir. En demandant des éclaircissements, par exemple, est une tâche liée à l’action. Ainsi est bénévole de faire une certaine tâche, de rappeler aux autres les règles de base, l’inscription de remue-méninges pour trouver des articles et ainsi de suite. L’entretien des comportements concernent le social qui cimente le groupe dans son ensemble. Ils peuvent inclure des brise-glace lors de la première réunion de l’équipe. D’autres exemples de maintenance dans les comportements peuvent être complimenter l’équipe, d’intervenir lorsqu’un conflit survient, réclame une pause, et cetera.

7. Groundrules peut être établi par une équipe expérimentée leader ou peut être créé avec la participation pleine et entière de l’équipe. De toute façon, ces règles doivent être affichées.

8. Assurer l’égalité de contribution des membres. Pour parvenir à cette égalité, vous pouvez avoir à s’engager dans une activité comme le Delphi réponse, qui invite les idées de tout le monde, de façon anonyme. Vous pouvez également faire appel à la plus calme des membres ou de s’assurer qu’un bavard membre n’a pas dominer les discussions.

9. Tirer pleinement parti des nombreux outils à la disposition des équipes de résolution de problèmes, l’idée de la génération, et la prise de décision. Parmi eux, le Crawford Technique, Évaluation Comparative, Structuré de Remue-méninges, l’écriture de scénarii, Analyse du Champ de Force, Diagramme en Arête de poisson, l’Autonomie de l’Objet, Méthode Lasso, de problèmes d’optimisation et de A-D-D, pour n’en nommer que quelques-uns.

10. L’alignement de la tâche et le talent empêche les membres d’accepter des tâches dans un effort pour « être un joueur d’équipe » et les encourage plutôt à accepter des tâches parce qu’ils sont bien chez eux. Va Schutz’ s questions, bien qu’ayant initialement son sarcastique, sont en fait de bons indices de qui devrait être invité à faire quoi. Ces questions sont: « Qui sait? » et « Qui s’en soucie? » En outre, vous pouvez demander « allume-feu » questions des membres de l’équipe à apprendre ce qu’ils aiment faire et ce qu’ils préfèrent éviter. Enfin, vous pouvez mettre à la recherche de Yale à la bonne utilisation: s’assurer que chaque équipe a de la diversité. « La diversité », bien sûr, peut être défini de plusieurs manières, mais Sternberg du travail a constaté que la plupart des équipes performantes ont au moins une personne qui est logique; l’un qui est créatrice; et celui qui est bien informé sur le sujet à portée de main.

11. Utilisez le Parking de la méthode de capture pertinents mais non programmée de questions. Pour atteindre réunion but, l’ordre du jour prioritaire. Mais, comme chaque chef d’équipe le sait, parfois à des questions qui ne sont pas à l’ordre du jour sont encore dignes de la poursuite de l’exploration. Ces questions doivent être inscrites sur une feuille de paperboard (idéalement affiché au début de chaque réunion) afin qu’ils puissent être traitées plus tard.

12. Avant la fin de la session, rappeler aux membres d’engagements: qui a accepté de faire ce pour quand? Si possible, demandez à l’un devoir rédigé vers le bas de sorte que vous pouvez vous référer à eux à la fin, ce qui élimine la possibilité de désaccord ou d’incompréhension. Écrire signifie aussi qu’ils peuvent être utilisés à la fois en quelques minutes (si telles sont envoyés) et lors de la prochaine réunion.

13. Mettre fin à la réunion en remerciant les membres de l’équipe pour leur contribution, en se référant à l’objet et de son accomplissement, et en les projetant dans l’avenir par des mesures soient prises par l’ensemble de l’équipe.

14. L’équipe de l’intention sur l’amélioration continue se rend compte qu’il est difficile à améliorer que si il n’y a pas eu d’évaluation des forces et faiblesses de la réunion du processus. Cette évaluation peut être traité de plusieurs manières. À l’occasion, un étranger peut être invité à observer une réunion dans le processus. Le responsable de la réunion peuvent aussi de manière informelle demander à des membres de leur opinion de la réunion avant la fin. Il ou elle peut également déterminer si la réunion but était atteint. Et, il ou elle peut préparer un simple formulaire d’évaluation, et de les distribuer à la fin de la réunion.

Enfin, beaucoup trop d’entre nous sont les premiers à connaître la sagesse de ce anonyme observation: « Si une heure a été dépensé à la modification d’une phrase, quelqu’un va passer à supprimer le paragraphe. » Pour s’assurer de répondre à la productivité et le temps perdu avec les modifications et suppressions, suivez les 14 conseils ci-dessus.