Tourner les Réunions dans des Rassemblements dynamiques de la Productivité

Tout le monde a à y assister ou à diriger des réunions à une époque, mais pas à toutes les réunions sont créés égaux. Comment beaucoup de personnes redoutent d’aller à une réunion versets d’une réunion en particulier? Comment beaucoup de gens se sentent la réunion a été une perte de temps? Personne ne pense que les rencontres sont vraiment produire les résultats souhaités? Comment peut-réunions de rendre plus efficaces et productifs?

Puisque tout le monde a envie d’aller aux réunions, les réunions être quelque chose que les gens de valeur et attendons avec impatience? Travailler ensemble, dans une réunion nécessite l’ensemble de la coordination et de coopération nécessaires de toute l’équipe. Alors pourquoi ne't l’équipe se sentent comme chaque réunion est un pep rally précédant le travail ou le jeu, et bien sûr, à terme, la réalisation d’une victoire.

Il y a beaucoup de réponses différentes pour des questions ci-dessus et une multitude de recommandations sur les méthodes. Toutefois, si un examen plus approfondi de chacun, tous les bons ont quatre suggéré d’éléments en commun. Ces éléments forment la RA! RA! Approche ce qui signifie Les rôles, l’Ordre du jour, des Dossiers et des Actions . Bien sûr, il est plus de quatre facteurs, à une grande réunion et la pleine RA! RA! Approche couvre beaucoup plus, mais le minimum de ces quatre peut transformer un non-productif de réunion en réunion productive. Laissez's prendre une vue de haut niveau de la RA! RA! L’approche et la façon dont elle augmente l’efficacité et la productivité d’une réunion.

Avant la séance:

  • La première étape dans la planification d’une réunion est d’assigner des rôles nécessaires à la réunion en cours en douceur. Généralement, la réunion aura besoin d’un leader ou d’animateur et d’un enregistreur (aka record keeper) que le minimum de rôles. Si l’équipe est nouvelle pour les réunions un animateur formé est utile dans le coaching de l’équipe de vers de bonnes pratiques de réunions. D’autres rôles peuvent être inclus comme l’équipe ou chef de file l’entend.
  • La prochaine étape est le responsable ou l’animateur afin de définir un agenda (jeu-plan) pour la réunion. Une ébauche de l’ordre du jour peuvent avoir été établis par l’équipe lors d’une réunion antérieure, ou par le chef de file d’une nouvelle rencontre. La définition de l’ordre du jour doivent inclure les sujets à couvert, ce qui permettra de les présenter ou de discuter entre eux, et une limite de temps pour chaque thème. Lorsque le rappel de la réunion est envoyé, inclure l’ordre du jour proposé et si il y avait avant les réunions comprennent toutes les actions restantes.

Au cours de la réunion:

  • Au début de la réunion, il devrait y avoir un rapide examen des rôles et de l’ordre du jour. L’équipe doit accepter les présentes que les rôles et l’ordre du jour sont utilisés pour tenir la réunion sur piste de délais, de sujets définis, et de garder le travail en équipe dans un esprit de coopération et de coordination des efforts.
  • Tout au long de la réunion, le facilitateur, le chef de file, ou recorder permet d’enregistrer des éléments de discussion, les décisions prises, et les mesures à prendre, soit à l’extérieur des réunions ou lors de la prochaine réunion.
  • À la fin de la réunion, l’équipe passe en revue la liste des actions et assurez-vous que chacun est affecté à une personne avec une date d’échéance. Si il y a une réunion de suivi prévu, l’équipe peut préparer un ordre du jour provisoire de la prochaine réunion. L’ordre du jour provisoire sera défini plus en détail par l’animateur ou chef avant la prochaine réunion.

Après la rencontre:

  • Quand la réunion est terminée, l’enregistreur de type et de distribuer officialisé procès-verbal de la réunion comme un enregistrement de ce qui s’est passé. Les dossiers sont importants pour passer en revue les discussions et la vérification des décisions qui ont été faites et pourquoi. Les dossiers doivent également inclure l’original de l’ordre du jour des réunions au sommet, et les actions des affectations et de la prochaine réunion du jour provisoire en bas.
  • Avoir des actions dans le registre sert comme un rappel pour les membres de l’équipe de ce qu’ils doivent faire ensuite. Si des personnes ont des actions dont ils ont besoin pour accomplir, ils sauront quand ils sont à faire par.

La prochaine fois qu’une réunion est prévue, commencer à introduire les quatre éléments de la RA! RA! Approche: Rôles, l’Ordre du jour, des Dossiers et des Actions. Avec l’acceptation de chaque élément comme étant une norme dans toute réunion de l’équipe, l’équipe ne sera pas seulement de remarquer une différence dans la productivité, ils savent qu’ils sont de plus en plus efficaces et de commencer à profiter de l’réunions plus de. La plus agréable et efficace de la réunion, les gens sont disposés à assister et de suivi en remplissant leurs actions attribuées.

Copyright 2006 Shirley Lee. Tous Droits Réservés.

La plupart des informations contenues dans cet article a été adapté à partir de l’Assistant de Lorsque – une Série sur la Planification » (aka livre intitulé « AR! RA! Une Réunion Assistant'Approche »), qui contient de formation sur la RA! RA! Approche. La série est sous copyright © 2003 par Shirley Lee, Tous Droits Réservés.