Les Types les plus courants de la participation à des Réunions

Il existe de nombreux types de réunions. La plupart des réunions de l’automne dans le non-participative catégorie, où les participants sont informés sur les nouvelles de l’information plutôt qu’invité à participer à la réunion du processus. Les meilleures rencontres sont très participatif, où tout le monde à la réunion contribue à l’objectif de la réunion. Lors de la planification d’une réunion, demandez « Quel type de réunion ou de l’approche la mieux adaptée à l’objectif et les participants à la réunion? » Cela aidera à déterminer si plus d’un type de réunion doit être tenue ou si une combinaison de types de réunion est possible. Considérer la définition et utilisations communes pour les différents types de participative des réunions; tels que la prise de décision, à la génération de liste, de résolution de problèmes, la planification de projet, ou de planification stratégique. Ensuite, de déterminer ce qui correspond le mieux à l’objet et participative des besoins des prochaines réunions au cours de l’étape de la planification.

La prise de décision des réunions d’examen des différentes options et de décider sur les meilleures alternatives pour sélectionner pour la mise en œuvre par un délai précis. Ce type de réunion nécessite que les principaux décideurs assister et doit être tenue si le groupe est tenu de faire, et ensuite de soutien ou de mets à emporter la décision. L’outil le plus souvent utilisé dans la prise de décision est un Pro/Con de la liste. Cependant, pour un très compliquées ou technique ou de la décision d’un des critères de la grille peut donner un meilleur résultat.

La Génération De Liste réunions permettront de créer une liste d’idées, des alternatives, des solutions, des questions, etc. pour la discussion. Après la création de la liste, une discussion afin de limiter la liste peut suivre dans la même séance, la priorité ou le vote sur la liste des éléments peut se produire, la liste peut s’adresser à quelqu’un d’autre pour le travail, ou la planification d’un autre type de réunion peut suivre pour l’utilisation de la liste. Le Brainstorming est la plus simple et la plus populaire de l’outil utilisé pour la génération de liste. Outils de création de diagrammes tels que le mind mapping ou en arête de poisson peut également être utilisé comme ils utilisent des catégories spécifiques de concentrer la liste génération.

La Résolution De Problème les réunions sont utilisées pour résoudre les affaires et les problèmes de traitement ou afin de déterminer les problèmes potentiels et comment les gérer. Ces problèmes sont susceptibles de référence de la production, de la qualité, de services, ou d’autres choses. Afin de résoudre les problèmes de travail, les personnes les plus proches du problème doit participer, en d’autres termes les représentants de chaque région touchée par le problème doit accepter l’existence d’un problème et d’être impliqués dans la recherche de la solution. Ce n’est que rarement une seule réunion comme d’habitude, il prend une série de réunions afin de passer à travers le processus qui inclut la définition du problème, la recherche, l’analyse, la solution de la sélection, les tests et la mise en œuvre. La résolution de problèmes nécessite un processus défini et méthode pour extirper le vrai problème et ensuite de trouver la meilleure solution. Nombreux outils existent à cet effet sous le thème de l’amélioration de la qualité.

La Planification Du Projet les réunions sont spécialisés pour une certaine tâche, tâche ou d’un projet et de l’étendre par le biais de la planification et de la mise en œuvre du projet à partir de l’ouverture jusqu’à la fin du projet. Ces rencontres fonctionnent mieux lorsqu’ils sont constitués de membres de l’équipe projet, les dirigeants et les sponsors ou les clients. Supplémentaires liés au projet les réunions peuvent avoir pour projet de plan de mises à jour, la résolution de problèmes, l’examen du budget, la célébration accompli les étapes, et l’évaluation des risques. Les outils utilisés dans les réunions de projet comprendra le projet de bordereau de phases et d’étapes, ainsi que de nombreux outils généralement utilisés dans la génération de liste, la résolution de problème et prise de décision.

La Planification Stratégique les réunions ont généralement lieu chaque année afin de déterminer la stratégie d’un groupe ou d’une organisation. Les résultats de ces réunions sont généralement la vision, la mission, les objectifs, les entreprises, la direction et l’avenir. La réunion de planification stratégique peut être une longue réunion ou plusieurs réunions étalées sur une période déterminée. Après la définition de la stratégie, puis un plan de communication ou de plan de déploiement est développé. Les prochaines réunions sont généralement le statut du plan de la réussite, de la résolution de problème, ou d’autres révisions de la stratégie et par conséquent ne s’appelle plus de la planification stratégique, mais plutôt de la gestion du changement. Un outil souvent utiles dans ce type de réunion est une Analyse SWOT qui concerne les efforts d’affaires, produits, ou services de l’organisation ou du groupe. SWOT signifie Forces, Faiblesses, Opportunités et Menaces.

Avec une compréhension de la définition et utilisations communes pour les différents types de la participation à des réunions, il devrait être plus facile de déterminer ce qui correspond le mieux à l’objet et participative des besoins des réunions à venir. Il est important de se rappeler que les meilleures rencontres sont très participatif, où tout le monde à la réunion contribue à l’objectif de la tenue de la réunion. Donc, toujours avant de planifier une réunion, demandez « Quel type de réunion ou de l’approche la mieux adaptée à l’objectif et les participants à la réunion? » Déterminer si la réunion a pour but la prise de décision, à la génération de liste, de résolution de problèmes, la planification de projet, ou de la planification stratégique, puis sélectionnez le type de réunion et le meilleur outil à utiliser pour accomplir la réunion but.

REMARQUE: Les types de réunion figurant dans cet article et leur définition sont adapté du livre « R. Un!R. Un! Une Réunion de l’Assistant d’Approche » par Shirley Fine Lee copyright 2007.