Est Ce Rendez-Elle Vraiment Nécessaire? Cinq Indicateurs Lors de la Réunion ne Devrait Pas Être Tenu

Est une chose acquise par la tenue d’une réunion ou est-ce juste « la chose à faire » pour le buy-in sur une décision qui est déjà fait ou une chance pour l’aération de l’impopulaire idée. Si c’est le cas, c’est le coût de la réunion en valeur le travail et le moral des dépenses pour le projet ou l’entreprise? Avant la planification de la prochaine réunion, demander: « Est ce rendez-elle vraiment nécessaire? » Utiliser les cinq indicateurs ci-dessous pour vous aider à répondre à la question et de déterminer quand le tenez pas à une réunion.

  1. Le propriétaire n’est pas en mesure d’exprimer un objectif valable pour les objectifs de la réunion, les objectifs et les réalisations de l’un ou des deux écrit des phrases. Pourquoi est-ce une réunion particulière nécessaire à ce moment précis? Si le but de la réunion ne peut pas être définie, alors la réunion est pas pertinent et serait une perte de temps pour tout le monde. Ne pas aller plus loin dans le processus de planification jusqu’à ce qu’un véritable objectif est défini.
  2. Réunion de chef de file n’a pas de définir l’ordre du jour en indiquant les sujets de groupe et les mesures à prendre sur chacun d’eux. Si la personne l’organisation de la réunion ne peut pas se concentrer suffisamment pour planifier les étapes de l’action de la réunion devrait progresser à travers, comment peuvent-ils s’attendre à des personnes invitées à se concentrer sur l’atteinte des résultats escomptés? L’ordre du jour est nécessaire de se concentrer à la réunion, guide le processus, ainsi que pour le démarrage et la fin de la réunion à l’heure.
  3. La participation Active de tous les participants potentiels n’est pas tenu de répondre à l’objectif principal et les thèmes de la réunion. Pourquoi faire appel à une réunion si il n’y a pas de groupe de travail à accomplir? Si il y a quelque chose qui doit être partagé avec une ou deux personnes, qui viennent en général pour vos réunions, envisager d’avoir une courte réunion informelle dans votre bureau, la salle de pause, un petit couloir de chat, ou en utilisant le téléphone. Cela permet d’économiser le temps de d’autres personnes qui auraient à s’asseoir à travers une rencontre avec des sujets qui ne peuvent pas se rapportent à leur travail. Si l’information est partagée qui ne nécessite pas de discussion, de déterminer si elle peut être fournie sous une forme écrite à la place. S’il le peut, puis envoyer les informations dans un e-mail ou une pièce jointe, au lieu de mettre tout le monde dans une salle de réunion ou d’une conférence téléphonique.
  4. Les participants qui sont en mesure de venir à la réunion peuvent ne pas être ceux qui sont là-bas sur la date choisie et le temps. Par exemple, important de décideurs ou de ceux qui ont le mieux comprendre le problème ou le travail à débattre sont pas en mesure d’y assister. Si une décision a déjà été rendue, une rencontre est nécessaire de dire à tout le monde, ou prétendre à « buy-in? » Cela peut conduire à une faible confiance dans le responsable de la réunion. Est-il pertinent pour discuter d’un problème ou des problèmes de flux de travail, si les personnes les plus proches du problème ou de la question ne sont pas disponibles? Laissant de côté les personnes les plus impliquées ne sera pas produire des résultats efficaces et peut conduire au ressentiment.
  5. Organisateur de la réunion peut pas trouver un bon endroit pour la tenue de la réunion. Cela peut sembler évident, mais certaines personnes vont faire tout le dessus de la planification, mais oubliez pas de réserver un emplacement pour la réunion! Est-il une chambre disponible qui a des sièges confortables pour tous les participants? Sera-ce de salle de satisfaire à toutes les exigences techniques qui peuvent être nécessaires pour la réunion? Est le lieu de la réunion pratique pour la plupart des participants? La plupart des gens ne se réjouissent pas à les réunions, surtout si ils font l’expérience de l’inconfort, de perdre du temps sur des problèmes de matériel, ou d’avoir à passer plus de temps juste pour se rendre à la réunion. Si un lieu de réunion n’a pas été arrangé à l’avance, alors trop de temps précieux sera gaspillé à essayer de trouver un endroit pour se rencontrer lorsque tout le monde arrive sur place, il suffit donc de le remettre à une autre date.

Gardez à l’esprit, juste parce que une réunion régulière du temps et de l’emplacement est fixé, cela ne signifie pas que tout le monde doit être rassemblé. Si l’une de ces cinq indicateurs s’affichent lors de la planification d’une réunion, alors il suffit d’annuler la réunion de cette semaine, pour le moment, si ce n’affectera pas le projet ou la productivité de l’équipe. En annulant les réunions inutiles, tout le monde qui serait en cause peut voir à plus d’un besoin pour la réunion de la semaine suivante. Pour certains tout le potentiel de la réunion, les participants auront plus de temps pour accomplir d’autres travaux dans le courant de la semaine. Habituellement, les gens reconnaissants si ils n’ont pas à assister à une réunion formelle qui est inutile. En annulant les réunions inutiles, prévu que les participants peuvent utiliser le temps de façon plus judicieuse sur leur propre. N’oubliez pas de prévoir une réunion correctement et de toujours demander « Est ce rendez-elle vraiment nécessaire? »