De bonnes Compétences de Communication pour l’organisation de Réunions

Réunions couvre trois principaux domaines de responsabilité: (1) afin de fournir les politiques et les procédures; (2) d’organiser et d’exécuter la réunion au sein de son règlement et formalités; (3) de s’attendre à ce que les membres participent à la prise de décision et de lancer et mettre en œuvre des actions au sein de la réunion des domaines d’expertise et d’intérêt. Lorsque ces trois domaines de responsabilité sont mis en œuvre de façon cohérente, rencontres sera efficace parce que l’exécutif et les membres auront l’occasion de créer de nouvelles idées, résoudre des problèmes et prendre des décisions démocratiques.

La plupart des gestionnaires de passer énormément de temps dans des réunions avec leurs subordonnés et les responsables de la société. Ils travaillent en tant que membres de la croix-fonctionnelle sur les équipes de travail ou en tant que participants dans les forces spéciales. La conduite des réunions productives est récurrent défi majeur pour de nombreux gestionnaires. De nombreuses réunions sont de simples séances d’échange d’information. L’information peut ensuite être diffusé par un court mémo ou un rapide appel téléphonique. De nombreuses autres réunions sont menées pour résoudre les problèmes compliqués alors que de base d’établissement des faits et de la recherche n’a pas été finalisé.

La première étape dans la réalisation de la qualité des rencontres est de s’assurer que l’information fournie est le véhicule approprié pour le type de communication nécessaires.

De bonnes Compétences de Communication pour l’organisation de Réunions

1. Distribuer l’ordre du jour de l’assemblée avant le début de la séance. Une note de service est généralement répartis entre les participants contenant les sujets qui seront discutés lors de la réunion de la session. Donner à tous les participants une chance de partager des idées sur les sujets qui seront discutés lors de la réunion. Éviter la détermination de trop nombreux sujets de discussion. Être cohérent avec ce que vous voulez discuter dans une réunion particulière.

2. Inviter tous les participants et les décideurs. Ils vont jouer un rôle important en fin de compte les décisions de la réunion en question.

3. Choisissez un endroit approprié pour la réunion. Essayez de trouver un grand endroit avec la bonne ambiance et le confort. Le bon endroit facilitera l’échange de messages et de vous donner l’occasion de dire ce qui est nécessaire.

4. Choisissez des chaises avec des les coussins mous avec un éclairage suffisant.

5. Faire de procès-verbal de la réunion et de la distribuer aux participants à l’issue de la réunion. Des aspects importants avant une réunion

Déterminer si les enjeux méritent d’être résolus.

• Les questions assez important?

• Avons-nous assez de ressources et de temps pour résoudre ces problèmes?

• Sont prêts à allouer nos ressources et de temps pour résoudre ces problèmes?

Expliquer le but de la réunion.

• Pourquoi avons-nous pour discuter de ces questions?

• Que peut-on attendre de cette rencontre?

• Quels sont nos rôles dans les tentatives pour atteindre les objectifs escomptés?

• Que peut-on attendre de cette rencontre en lien avec les relations que nous avons avec les gens de l’extérieur?

Préparer vous-même.

• Quel genre de problème ne j’ai en tête, et pourquoi?

• Comment puis-je exprimer le problème en question?

• Le problème est causé par un tiers?

• Puis-je avoir la volonté d’écouter les autres participants à la réunion?

• Comment je me sens sur le problème? Comment les autres se sentent sur le problème? Nous pouvons contrôler nos émotions quand on en parlait?

Approche par les autres.

• Communiquer avec les autres et de déterminer un lieu neutre pour une réunion.

• Demandez-lui si tous les intéressés peuvent assister à la réunion, à un certain moment et à l’endroit.

Des aspects importants lors d’une réunion

• Traiter tout le monde avec respect.

• Être honnête.

• Écouter d’autres points de vue et de comprendre pourquoi leurs points de vue sont importants pour eux

• Expliquer votre point de vue et les désirs.

• Le contrôle de vos émotions. Prenez une pause si nécessaire.

• Être patient. La discussion est peut-être aller dans des cercles à la fois. Essayez d’écouter plus attentivement.

• Remue-méninges. Partagez vos idées pour répondre aux besoins de tous.

• Prendre une décision soutenue par tout le monde et de faire un plan de mise en œuvre.

Des aspects importants après une réunion

• Faire minutes pour enregistrer l’articulation des décisions prises lors de la réunion.

• Dans le cas où la réunion n’a pas produit d’une décision conjointe, plan de la prochaine réunion. Notez ce qui a été discuté et ce qui doit encore être discuté au cours d’une prochaine réunion. Ceci est important pour éviter la répétition de la même discussion lors d’une prochaine réunion.

• Préparez un ordre du jour pour la prochaine réunion.

• Dans l’affaire cruciale conjointe des décisions ont été prises, d’évaluer ces décisions. Surveiller la mise en œuvre des décisions. En cas de divergences par rapport à apporter les corrections nécessaires ou à la conduite d’une réunion d’urgence.