Comment Diriger une Réunion Virtuelle en Treize Étapes

Des réunions virtuelles ont été de remplacer le face-à-face en même temps que les affaires sont en train de se globaliser. Virtuel les membres de l’équipe peuvent être réparties sur plusieurs fuseaux horaires et de nombreux pays différents. Pour ces raisons, la tête d’une rencontre virtuelle a plus de problèmes que de simplement choisir à partir de la gamme d’options technologiques pour les téléconférences, vidéoconférences, ou web / net rencontres. De réunion virtuelle, les dirigeants doivent gérer le processus de rencontre, les discussions en cours, et des exigences de l’étiquette. Pour conduire un moyen efficace de réunion virtuelle, suivez les treize étapes ci-dessous en tant que de besoin en fonction du type de tenue.

  1. Journal au début. Ce délai permet de s’assurer que l’équipement et les connexions sont de travail. Si la réunion est en cours d’enregistrement, un enregistrement sonore doit être fait avant les autres à rejoindre la session.
  2. Salue les participants qu’ils se connectent . Ou leur demander de s’identifier au groupe. Assurez-vous de leur rappeler de faire état de son nom avant de faire des commentaires ou poser des questions lors d’une réunion participative. Si ils ne vont pas à ajouter leur voix à la réunion, assurez-vous qu’ils sont mis en sourdine afin de bruits à partir de leur emplacement ne pas entrer dans la rencontre.
  3. Vérifiez tout le monde peut voir les visuels et utiliser les outils. Peuvent-ils voir la présentation en ligne ou ont-ils une copie des diapositives ou autres documents à portée de main? Savent-ils comment faire pour poser une question ou soumettre un commentaire?
  4. Examen de la team'un code de conduite. Cela pourrait inclure aucun en dehors des interruptions ou des distractions pendant l’appel ainsi que les exigences en matière de participation. Un par personne temps de conversation devrait également être discuté et mis à garder les choses en mouvement dans l’assemblée.
  5. Utiliser un programme de garder à l’annexe. Cela permet de garder tout le monde sur piste à la réalisation de l’souhaité résultats de ces réunions. Assurez-vous de laisser le groupe de savoir où vous en êtes dans le processus de la réunion se déplace le long. Également être prêt à obtenir l’accord pour apporter des modifications à l’ordre du jour si nécessaire à l’accomplissement de l’ensemble de la réunion but.
  6. Se déplacer à un rythme plus lent que dans une configuration live. Une Pause plus longue que la normale entre poser une question et attend une réponse. Rappelez-vous il y a souvent un bref délai entre la diffusion en direct et lorsque le message est reçu sur la technologie. Par conséquent, il peut prendre un certain temps pour qu’une intervention soit formé et envoyé.
  7. Éviter de technique ou de l’entreprise-parler lors des présentations. Différents mots peuvent avoir des significations différentes dans différents départements au sein de la même organisation. Considérer que les expressions familières, les acronymes et les termes techniques ne sont pas familiers à certains participants.
  8. Augmentation de la participation en posant des questions. Si quelqu’un ne semble pas participer, poser une question ou demander un commentaire directement à partir de l’aide de leur nom.
  9. Utiliser l’interrogation des outils de voter rapidement. Pour Oui / Non et de Go / No go de vote, il est plus facile et souvent plus rapide d’utiliser un outil dans la réunion d’un logiciel ou d’un texte / fonction de chat pour obtenir des résultats.
  10. Suivi des décisions, des éléments d’action, et d’autres résultats . Cela peut être fait avec un procès-verbaliste, modérateur de chat, ou à l’aide d’outils à l’écran. Lorsque possible, il est préférable que les participants puissent voir les informations enregistrées afin qu’ils sachent qu’ils ont été entendus.
  11. Suivre les éléments à discuter plus tard . Presque chaque réunion a quelque chose qui ne se rapporte pas à l’ordre du jour. Dans ce cas, le chef de file doit noter que l’article pour un futur agenda de la réunion ou l’associer à une action de recherche. De cette façon, la réunion peut se remettre sur les rails rapidement.
  12. Wrap-up avec des éléments d’action et de réalisations. Résumer la discussion, de confirmer les décisions prises, et de déterminer ce que la prochaine étape pour le groupe. Demandez une rétroaction de la part des participants sur ce qui a bien ou suggestions pour l’amélioration de la prochaine réunion.
  13. Assurez-vous que les minutes sont envoyés rapidement. Tout comme avec un face-à-face, un compte rendu de la réunion et les documents d’appui doivent être envoyés aux participants dans un délai de deux jours de la clôture de la rencontre.

REMARQUE: Pour plus de conseils, d’articles de revue « Six Conseils pour Préparer une Grande Réunion Virtuelle » et « Cinq Excellentes Choses À Faire Après les Réunions Virtuelles »

A l’issue des treize étapes peuvent empêcher une réunion du chef de devoir réunions durer trop longtemps, vous égarez, ou sont inefficaces. Même si les réunions virtuelles doit être court, il n’y a aucune raison pour que le leader ne doit pas apprendre à aller rapidement à travers les étapes nécessaires au besoin. En ayant effectivement lieu de réunion, le chef de l’expérience de l’augmentation de la participation, complété des éléments d’action, et d’autres résultats exceptionnels, de leurs équipes virtuelles.